Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns von besonderer Bedeutung. Nachfolgend möchten wir Sie daher ausführlich darüber informieren, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Webseite und unserer Angebote verarbeitet werden. Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitung der Oikana GmbH gemäß der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO").

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die

Oikana GmbH Feldstraße 85 24105 Kiel

Telefon: +49 170 2708979 E-Mail: info@oikana.de Website: oikana.de

Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Karl Huesmann, Zeno Woywood

Weiterführende Angaben finden Sie in unserem Impressum.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen und zwar auf Grundlage der nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen.

2. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Webseite

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Webseite, also wenn Sie keine Anfrage stellen, sich nicht einloggen oder uns anderweitig personenbezogene Informationen übermitteln, verarbeiten wir die Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt und die technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Browsertyp und Version

• Verwendetes Betriebssystem

• Referrer-URL

• Hostname des zugreifenden Rechners

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO und zwar unser berechtigtes Interesse an der Darstellung der aufgerufenen Webseiten sowie der Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit unseres Systems.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles sind für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

3. Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website funktionsfähig zu gestalten (technisch notwendige Cookies). Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann (z. B. für Spracheinstellungen oder Session-Management).

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von technisch erforderlichen Cookies i.S.d. § 25 Abs. 2 TDDDG ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu ermöglichen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Wir verwenden auf unserer Website darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer ermöglichen. Auf diese Weise können folgende Daten übermittelt werden:

• Eingegebene Suchbegriffe

• Häufigkeit von Seitenaufrufen

• Inanspruchnahme von Website-Funktionen

Bei Aufruf unserer Website wird der Nutzer über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken informiert und seine Einwilligung zur Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verwendeten personenbezogenen Daten eingeholt. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Speicherung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

4. Google Analytics

Wir nutzen auf dieser Website den Webanalysedienst Google Analytics der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet dabei Nutzungsdaten, z.B. aufgerufene Seiten, Verweildauer und Interaktionen, in unserem Auftrag, um die Nutzung der Website auszuwerten und Reports über die Websiteaktivitäten bereitzustellen. Die IP-Adresse der Nutzer wird durch die Funktion „anonymizeIp" innerhalb der EU oder des EWR gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf dieser Website widerrufen.

Die von uns über Google Analytics erhobenen Daten werden für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten in die USA übertragen werden. Für diesen Fall beruft sich Google auf die sogenannten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten sollen. Zusätzlich besteht – soweit der Anbieter zertifiziert ist – eine Absicherung über das EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie unter https://policies.google.com/privacy sowie https://policies.google.com/technologies/partner-sites.

Anschrift des Anbieters:

Google Ireland Limited Gordon House, Barrow Street Dublin 4 Irland

5. Google Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/.

6. Datenverarbeitung bei der Kontaktaufnahme (Kontaktformular, E-Mail, Telefon)

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, Telefon oder über unser Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z.B. E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer sowie der Inhalt der Anfrage) von uns verarbeitet, um Ihre Fragen zu beantworten und/oder Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) und b) DSGVO, und zwar Ihre Einwilligung oder eine vorvertragliche Maßnahme.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet und gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an info@oikana.de.

7. Newsletter

Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, unseren kostenlosen Newsletter zu abonnieren. Mit diesem Newsletter informieren wir Sie regelmäßig über aktuelle Themen, Angebote und Informationen rund um unsere Tätigkeit als Hausverwaltung.

Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Bestätigen Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 24 Stunden, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat automatisch gelöscht.

Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer, gesondert markierter Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Newsletter jederzeit über den dafür vorgesehenen Link im Newsletter oder durch eine entsprechende Nachricht an info@oikana.de abbestellen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zwecks Newsletter-Bezug bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt.

8. Datenverarbeitung zur Vertragsabwicklung

Sofern Sie bei uns Kunde sind oder werden, verarbeiten wir Ihre Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs- und Kommunikationsdaten zur Erbringung und Abrechnung der vertragsgegenständlichen Leistungen im Bereich der Hausverwaltung. Hierzu zählen insbesondere die Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, die kaufmännische und technische Betreuung sowie die Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und Behörden.

Ihre Daten werden zu vorgenanntem Zweck ggf. an uns unterstützende Dienstleister (Service-Provider, Betreiber von Kommunikationsanwendungen, Steuerberater, Handwerker und sonstige Auftragnehmer) weitergegeben, die wir sorgfältig ausgewählt haben und die an unsere Weisungen gebunden sind.

Die Rechtsgrundlage ist das bestehende Vertragsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

9. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO gerechtfertigt werden kann.

Sofern wir Subunternehmer einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche wie auch technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben zu sorgen.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO)

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  
  

Sie haben zudem das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eine uns gegebenenfalls erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Gleiches gilt für eine Einwilligung zur werblichen Ansprache. Dazu wenden Sie sich am besten formlos per E-Mail an: info@oikana.de. Der jeweilige Widerruf kann dazu führen, dass unsere Angebote Ihnen nicht mehr oder nur eingeschränkt zur Verfügung gestellt werden können.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

11. Datenlöschung und Speicherdauer

Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. Die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung für sechs Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für zehn Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für die Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).

12. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

13. Schlussbestimmungen

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, insbesondere gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Angriffe unberechtigter Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Wir werden die Datenschutzerklärung aufgrund des technischen Fortschritts unserer Angebote von Zeit zu Zeit aktualisieren. Soweit die Änderung der Datenschutzerklärung nicht die Nutzung der vorhandenen Daten betrifft, gilt die neue Datenschutzerklärung ab dem Datum ihrer Aktualisierung auf unserer Webseite. Eine Änderung der Datenschutzerklärung, die sich auf die Nutzung der bereits erhobenen Daten bezieht, erfolgt nur, sofern sie für Sie zumutbar ist. In einem solchen Fall werden wir Sie rechtzeitig per E-Mail, auf unserer Webseite oder in anderer Form benachrichtigen. Sie haben das Recht, innerhalb von vier Wochen nach Erhalt der Benachrichtigung der Geltung der neuen Datenschutzerklärung zu widersprechen. Erfolgt innerhalb der genannten Frist kein Widerspruch, gilt die geänderte Datenschutzerklärung als von Ihnen angenommen. Wir werden Sie in der Benachrichtigung auf Ihr Widerspruchsrecht und die Bedeutung der Widerspruchsfrist hinweisen.

Stand: Mai 2026.