Hausverwaltung reagiert nicht: Rechte für Eigentümer

Reagiert Ihre Hausverwaltung nicht, haben Sie vier Hebel. Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG), die erzwungene Eigentümerversammlung (§ 24 Abs. 2 WEG), die Abberufung durch einfachen Mehrheitsbeschluss (§ 26 Abs. 3 WEG) und die Klage vor dem Amtsgericht. Sie brauchen dafür keinen wichtigen Grund und keine Zustimmung der Verwaltung.

Was Sie brauchen, ist Dokumentation. Untätigkeit scheitert vor Gericht selten am Recht, sondern daran, dass niemand belegen kann, wann was verlangt wurde. Jede Aufforderung gehört deshalb in Textform – E-Mail genügt – mit konkreter Frist und konkretem Gegenstand.

Ab wann gilt eine Hausverwaltung als untätig?

Eine gesetzliche Reaktionsfrist für einzelne Anfragen existiert nicht. Wohl aber gibt es Pflichten mit klaren Terminen.

Die Jahresabrechnung ist nach § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen. Das Gesetz nennt keine Frist, die Rechtsprechung schon: Der Bundesgerichtshof geht von drei bis höchstens sechs Monaten nach Beginn des Folgejahres aus (BGH, Urteil vom 16.02.2018, V ZR 89/17). Liegt Ende Juli für das Vorjahr nichts vor und gibt es keine Erklärung – etwa einen verspäteten Heizkostendienstleister –, ist das eine Pflichtverletzung.

Die Eigentümerversammlung ist mindestens einmal jährlich einzuberufen (§ 24 Abs. 1 WEG), die Ladung erfolgt in Textform mit einer Frist von grundsätzlich mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Gefasste Beschlüsse muss die Verwaltung umsetzen; laufende Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und solche zur Fristwahrung oder Nachteilsabwehr darf sie nach § 27 Abs. 1 WEG sogar ohne Beschluss treffen. Genau diese laufende Betreuung ist der Kern einer WEG-Verwaltung – bleibt sie aus, fehlt nicht Service, sondern eine geschuldete Leistung.

Welche Unterlagen können Sie verlangen?

Jeder Wohnungseigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Der Anspruch richtet sich rechtlich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, praktisch wickelt ihn die Verwaltung ab, weil sie die Gemeinschaft nach außen vertritt (§ 9b Abs. 1 WEG) und die Unterlagen führt. Ein besonderes Interesse müssen Sie nicht darlegen.

Formulieren Sie das Verlangen eng. Nicht "alle Unterlagen", sondern: Vorgang, Zeitraum, Dokumentart – etwa "Angebote, Auftrag und Rechnungen zur Dachsanierung 2025". Üblicher Ort der Einsicht ist der Sitz der Verwaltung.

Daneben steht die Beschluss-Sammlung. Die Beschluss-Sammlung ist das nach § 24 Abs. 7 WEG zu führende, fortlaufend nummerierte Verzeichnis aller in Versammlungen verkündeten Beschlüsse, aller Umlaufbeschlüsse und der Urteilsformeln aus WEG-Prozessen, soweit sie nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Wer wissen will, ob ein Beschluss existiert und ob er angefochten wurde, schaut dort – nicht in alten Protokollen.

Wie erzwingen Sie eine Eigentümerversammlung?

Die Verwaltung muss eine Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer das in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Gezählt werden Köpfe, nicht Miteigentumsanteile.

Beispiel: Eine Anlage mit 22 Einheiten und 22 Eigentümern. Ein Viertel sind 5,5 – verlangt werden also mindestens 6 Unterschriften. "Zweck und Gründe" heißt konkret: "Abberufung der Verwaltung und Neubestellung, weil die Jahresabrechnungen 2024 und 2025 nicht vorliegen."

Weigert sich die Verwaltung pflichtwidrig oder fehlt sie, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer selbst einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Der Beiratsvorsitzende hat hier eine Schlüsselrolle: Er vertritt die Gemeinschaft nach § 9b Abs. 2 WEG gegenüber der Verwaltung, sofern nicht ein anderer Eigentümer dazu bestimmt wurde. Fristsetzungen und Kündigungserklärungen gehen also über ihn, nicht über einzelne Eigentümer.

Der Beirat prüft außerdem Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung und versieht sie mit einer Stellungnahme (§ 29 Abs. 2 WEG). Bleibt die Abrechnung aus, fehlt dem Beirat der Prüfgegenstand – ein dokumentierbarer Punkt für die Versammlung.

Wann lohnt sich die Abberufung, und was kostet sie?

Seit dem 1. Dezember 2020 kann die Gemeinschaft die Verwaltung jederzeit und ohne wichtigen Grund abberufen (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Abweichende Regelungen in Gemeinschaftsordnung oder Verwaltervertrag sind unwirksam (§ 26 Abs. 5 WEG).

Zwei Punkte werden regelmäßig unterschätzt.

Erstens: Die Abberufung beendet das Amt sofort, den Vertrag aber nicht. Der Verwaltervertrag endet automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG) – mit Vergütungsanspruch. In der Anlage mit 22 Einheiten und 27,50 Euro brutto pro Einheit und Monat sind das 22 × 27,50 € × 6 = 3.630 Euro brutto, parallel zur Vergütung der neuen Verwaltung. Die abberufene Verwaltung muss sich ersparte Aufwendungen anrechnen lassen (§ 615 BGB). Kürzer wird es nur durch eine Aufhebungsvereinbarung oder eine ausdrücklich erklärte fristlose Kündigung aus wichtigem Grund.

Zweitens: Abberufung und Neubestellung gehören in dieselbe Versammlung und als getrennte Tagesordnungspunkte in die Einladung. Fehlt die Ankündigung, ist der Beschluss wegen Ladungsmangels anfechtbar. Bei der Neubestellung gilt: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört seit dem 1. Dezember 2023 die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG), mit einer Ausnahme für Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten. Die ausgeschiedene Verwaltung muss alle Unterlagen, Konten und Zugänge herausgeben (§ 667 BGB); eine bereits entstandene Abrechnungspflicht bleibt bestehen.

Wenn Sie Angebote vergleichen wollen, bevor Sie in die Versammlung gehen: Wir erstellen für Kieler Gemeinschaften ein unverbindliches Angebot über das Kontaktformular. Vermietende Eigentümer sollten dabei prüfen, ob sie zusätzlich eine Miethausverwaltung benötigen, denn die Betriebskostenabrechnung gegenüber Ihrem Mieter läuft unabhängig von der WEG-Abrechnung weiter.

Was gilt für Eigentümer in Kiel und Umland?

Wohnungseigentumssachen entscheidet das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt – unabhängig vom Streitwert (§ 43 Abs. 2 WEG). Für Kieler Objekte ist das Amtsgericht Kiel in der Deliusstraße 22, 24114 Kiel zuständig.

Eine Besonderheit, die regelmäßig zu Fristversäumnissen führt: Die Berufung geht nicht an das Landgericht Kiel. Schleswig-Holstein hat von der Ermächtigung in § 72 Abs. 2 GVG Gebrauch gemacht und mit § 25 JZVO das Landgericht Itzehoe zum gemeinsamen Berufungs- und Beschwerdegericht für alle Wohnungseigentumssachen im Bezirk des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts bestimmt. Das gilt für Kiel ebenso wie für Plön, Preetz, Eckernförde oder Rendsburg.

Für Gemeinschaften im Kieler Umland kommt ein praktischer Punkt hinzu: Sitzt die Verwaltung in Hamburg oder Lübeck, findet die Einsicht nach § 18 Abs. 4 WEG regelmäßig an deren Sitz statt. Wer die Anreise scheut, sollte die Einsicht früh und schriftlich verlangen und, wo möglich, eine Bevollmächtigung vor Ort organisieren.

Welche Klage passt zu welchem Problem?

Fehlt ein erforderlicher Beschluss, weil die Verwaltung den Punkt nicht auf die Tagesordnung setzt oder die Versammlung nicht stattfindet, kommt die Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 WEG in Betracht. Das Gericht ersetzt den fehlenden Beschluss. Eine Jahresabrechnung stellt es allerdings nicht selbst auf.

Wurde ein Beschluss gefasst, den Sie für fehlerhaft halten, gelten enge Fristen: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Beide Fristen laufen ab dem Versammlungstag, nicht ab Zugang des Protokolls. Wer auf die Niederschrift wartet, verliert in der Regel.

Beklagte ist in allen Fällen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht die Verwaltung persönlich.

Droht dem Gemeinschaftseigentum ein unmittelbarer Schaden – Rohrbruch, abgängige Dachziegel nach einem Sturm –, darf jeder Eigentümer die notwendigen Maßnahmen ohne Zustimmung der anderen treffen (§ 18 Abs. 3 WEG). Das ist die Ausnahme für den Notfall, kein Freibrief für aufgeschobene Instandhaltung.

Wie gehen Sie in den nächsten zwei Wochen vor?

Setzen Sie eine Aufforderung in Textform ab, mit Gegenstand und einer Frist von zwei Wochen. Fordern Sie parallel Einsicht nach § 18 Abs. 4 WEG in einen klar bezeichneten Vorgang. Sprechen Sie den Beiratsvorsitzenden an, weil er die Gemeinschaft gegenüber der Verwaltung vertritt. Sammeln Sie, falls die Frist verstreicht, die Unterschriften für das Einberufungsverlangen nach § 24 Abs. 2 WEG. Und holen Sie Vergleichsangebote ein, bevor die Versammlung stattfindet – ohne Alternative ist ein Abberufungsbeschluss selten mehrheitsfähig.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.