Kosten und Abrechnung
Jahresabrechnung prüfen: Checkliste für den Beirat
Als Verwaltungsbeirat prüfen Sie drei Dinge: ob die Kontenbestände aufgehen, ob die Erhaltungsrücklage korrekt behandelt wurde und ob die Abrechnungsspitze jeder Einheit rechnerisch stimmt. Alles andere ist nachrangig, weil seit der WEG-Reform allein die Abrechnungsspitze Gegenstand des Beschlusses ist (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Rechnen Sie mit zwei bis drei Stunden und fordern Sie die Unterlagen mindestens vier Wochen vor der Versammlung an.
Welche sieben Unterlagen Sie brauchen, worauf es rechnerisch wirklich ankommt und wann Sie der Gemeinschaft von der Entlastung abraten sollten.
Die Prüfung der Jahresabrechnung läuft auf drei Fragen hinaus: Gehen die Kontenbestände auf? Wurde die Erhaltungsrücklage korrekt behandelt? Stimmt die Abrechnungsspitze jeder Einheit? Wer diese drei Punkte sauber beantwortet, hat den Teil geprüft, der rechtlich zählt.
Der Grund liegt in § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG. Beschlossen wird seit dem 1. Dezember 2020 nicht mehr die Jahresabrechnung, sondern nur noch die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Das Zahlenwerk bereitet diesen Beschluss lediglich vor. Der Bundesgerichtshof hat daraus die praktische Konsequenz gezogen: Fehler in der Jahresabrechnung führen nur dann zur Ungültigerklärung des Beschlusses, wenn sie sich auf die Abrechnungsspitze und damit auf die Zahlungspflicht auswirken (BGH, Urteil vom 20.09.2024, V ZR 195/23).
Was prüft der Verwaltungsbeirat – und was nicht?
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor der Beschlussfassung vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Das ist eine Plausibilitäts- und Rechenprüfung, keine Wirtschaftsprüfung. Sie müssen nicht jede Rechnung nachvollziehen, sondern Stichproben ziehen und die Struktur kontrollieren.
Die Haftung ist entsprechend begrenzt: Sind Beiratsmitglieder unentgeltlich tätig, haften sie nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Wer die Abrechnung ernsthaft durchsieht und Zweifel schriftlich festhält, bewegt sich außerhalb dieses Bereichs. Wer ungeprüft abzeichnet, nicht zwingend.
Die Stellungnahme gehört schriftlich zu den Versammlungsunterlagen und sollte benennen, was geprüft wurde, was offen blieb und ob der Beirat Zustimmung empfiehlt.
Welche Unterlagen brauchen Sie vorab?
Fordern Sie diese sieben Positionen mindestens vier Wochen vor der Versammlung in Textform an:
Gesamtabrechnung und sämtliche Einzelabrechnungen
Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG
Wirtschaftsplan des Abrechnungsjahres zum Soll-Ist-Vergleich
Kontoauszüge aller Gemeinschaftskonten zum 1. Januar und 31. Dezember, einschließlich Rücklagenkonto
Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters
Belege zu den drei größten Kostenpositionen und zu allen Erhaltungsmaßnahmen
Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, um Ausgaben mit Beschlüssen abzugleichen
Verweigert die Verwaltung die Herausgabe, greift § 18 Abs. 4 WEG: Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, ohne ein besonderes Interesse darlegen zu müssen. Eine sauber organisierte WEG-Verwaltung stellt diese Unterlagen ohnehin unaufgefordert bereit.
Wie prüfen Sie die Gesamtabrechnung?
Kontenabgleich
Anfangsbestand aller Konten zum 1. Januar plus Einnahmen minus Ausgaben muss exakt dem Endbestand zum 31. Dezember entsprechen. Geht diese Rechnung nicht auf, brauchen Sie keinen weiteren Schritt zu prüfen, sondern eine Erklärung.
Ist-Prinzip
Die Jahresabrechnung ist eine geordnete Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Aufgenommen wird, was im Wirtschaftsjahr tatsächlich geflossen ist, nicht, was wirtschaftlich zuzuordnen wäre. Die Heizölrechnung vom 28. Dezember, die am 10. Januar bezahlt wurde, gehört in die Abrechnung des Folgejahres.
Erhaltungsrücklage
Die Erhaltungsrücklage ist das angesparte Vermögen der Gemeinschaft für künftige Instandhaltung; sie ist ein Bestandskonto, keine Ausgabe. Zuführungen erscheinen als Kosten, Entnahmen dagegen sind verteilungsneutral. Wird eine Entnahme zusätzlich auf die Eigentümer umgelegt, zahlen diese doppelt, weil sie den Betrag bereits über frühere Zuführungen finanziert haben. Der BGH hat genau diesen Fehler beanstandet und den Beschluss insoweit für ungültig erklärt (Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24).
Verteilerschlüssel
Prüfen Sie, ob der angewandte Schlüssel dem entspricht, was Teilungserklärung oder Beschluss vorgeben. Fehlt eine Regelung, gilt die Verteilung nach Miteigentumsanteilen (§ 16 Abs. 2 WEG). Ein einmal beschlossener abweichender Schlüssel muss in der Abrechnung auch tatsächlich verwendet werden.
Heizkosten
Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach erfasstem Verbrauch zu verteilen; bei bestimmten ungedämmten Gebäuden mit nicht beeinflussbarer Wärmeabgabe sind 70 Prozent zwingend. Liegt der Verbrauchsanteil außerhalb dieser Spanne oder wurde rein nach Fläche abgerechnet, besteht ein Kürzungsrecht von 15 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Fehlen fernablesbare Geräte oder die Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV, kommen jeweils drei Prozent hinzu.
Warum ist die Abrechnungsspitze der entscheidende Wert?
Die Abrechnungsspitze ist die Differenz zwischen dem Betrag, den eine Einheit nach der Abrechnung zu tragen hat, und den Vorschüssen, die sie nach dem Wirtschaftsplan geleistet hat. Nur dieser Betrag begründet eine Zahlungspflicht, und nur über ihn wird beschlossen.
Ein Rechenbeispiel für eine Anlage mit 22 Einheiten:
Gesamtausgaben 2025: 96.400 Euro
davon aus der Erhaltungsrücklage entnommen für eine Dachreparatur: 14.000 Euro
umlagefähig also: 82.400 Euro
Vorschüsse laut Wirtschaftsplan (22 × 300 Euro × 12 Monate): 79.200 Euro
Abrechnungsspitze insgesamt: 3.200 Euro Nachschuss
Wird die Rücklagenentnahme irrtümlich mitverteilt, ergeben sich 17.200 Euro Nachschuss, also 14.000 Euro zu viel. Eine Einheit mit 4,5 Prozent Miteigentumsanteil zahlt dann 630 Euro ohne Rechtsgrund. Dieser Fehler wirkt sich auf die Zahlungspflicht aus und ist damit angreifbar.
Zwei Entscheidungen entschärfen das Verfahren. Zum einen ist ein Beschluss, der sprachlich noch die Gesamt- und Einzelabrechnungen „genehmigt", nicht nichtig, sondern nächstliegend als Festlegung der Abrechnungsspitzen auszulegen (BGH, Urteil vom 19.07.2024, V ZR 102/23). Zum anderen kann der Beschluss teilweise für ungültig erklärt werden, wenn eine rechnerisch selbstständige und abgrenzbare Kostenposition fehlerhaft ist und anzunehmen ist, dass die Eigentümer den Beschluss auch ohne diesen Teil gefasst hätten (V ZR 96/24). Ein einzelner Fehler kippt also nicht zwangsläufig die gesamte Abrechnung.
Was gehört in den Vermögensbericht?
Der Vermögensbericht ist ein eigenständiges Dokument neben der Jahresabrechnung. Nach § 28 Abs. 4 WEG hat der Verwalter nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Bericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält; er ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.
Fehlt er, fehlt der Gemeinschaft die Grundlage, um Forderungen, Verbindlichkeiten und den tatsächlichen Rücklagenbestand zu beurteilen. Das ist ein eigener Prüfpunkt, den Beiräte häufig übersehen, weil er nicht Teil der Abrechnung ist.
Worauf sollten Beiräte in Kiel zusätzlich achten?
Die Kieler Ratsversammlung hat am 17. Oktober 2024 die Hebesätze angepasst: Grundsteuer B stieg zum 1. Januar 2025 von 500 auf 565 Prozent, Grundsteuer A von 400 auf 420 Prozent. In den Abrechnungen für 2025 schlägt das erstmals durch. Die Stadt versendet Grundbesitzabgabenbescheide, die Grundsteuer und grundstücksbezogene Gebühren für Straßenreinigung, Abwasser und Abfall gemeinsam ausweisen. Prüfen Sie deshalb, welche Positionen dieses Bescheids über die Gemeinschaft laufen und welche direkt beim einzelnen Eigentümer ankommen. Wird derselbe Posten an beiden Stellen berücksichtigt, tragen die Eigentümer ihn zweimal.
Der zweite Punkt betrifft die Messtechnik. Bereits vorhandene, nicht fernablesbare Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein. Klären Sie spätestens bei der Abrechnung für 2025, ob die Umrüstung beauftragt ist. Für vermietende Eigentümer in der Gemeinschaft hängt daran unmittelbar ein Kürzungsrecht ihrer Mieter; wer seine Wohnung vermietet, sollte den Ablauf mit seiner Mietverwaltung abstimmen.
Wann sollten Sie von der Entlastung abraten?
Die Entlastung ist im WEG nicht geregelt, aber üblich. Der BGH hat sie als negatives Schuldanerkenntnis im Sinne von § 397 Abs. 2 BGB eingeordnet (Beschluss vom 17.07.2003, V ZB 11/03): Die Gemeinschaft verzichtet damit auf Ansprüche, die ihr bekannt oder bei sorgfältiger Prüfung erkennbar waren. Ein Entlastungsbeschluss widerspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn Ansprüche gegen die Verwaltung erkennbar in Betracht kommen und kein Grund ersichtlich ist, darauf zu verzichten.
Konkret heißt das: Raten Sie ab, solange die Abrechnung fehlerhaft ist, der Vermögensbericht fehlt, Zahlungen ohne Beschlussgrundlage geflossen sind oder Differenzen auf dem Gemeinschaftskonto ungeklärt bleiben. Dasselbe gilt für Ihre eigene Entlastung als Beirat, wenn Sie eine korrigierte Abrechnung noch prüfen müssen.
Ein häufiger Streitpunkt nach einem Verwalterwechsel ist inzwischen geklärt: Zuständig für die Erstellung der Jahresabrechnung ist der bei der Erstellung amtierende Verwalter, auch für offene Vorjahre, sofern der Verwaltervertrag nichts anderes regelt (BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24). Die neue Verwaltung kann also nicht auf die alte verweisen. Wenn Sie den Wechsel erwägen, klären Sie diesen Punkt vor der Bestellung; wir besprechen die Übergabe im Rahmen eines unverbindlichen Angebots.
Welche Fristen gelten rund um die Versammlung?
Die Abrechnung ist zeitnah nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen; die Rechtsprechung geht von drei bis höchstens sechs Monaten aus (BGH, Urteil vom 16.02.2018, V ZR 89/17). Die Einladung zur Versammlung erfolgt in Textform mit einer Frist von grundsätzlich mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Wollen Sie den Beschluss angreifen, muss die Klage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Beide Fristen laufen ab dem Versammlungstag, nicht ab Zugang des Protokolls.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
