Gute Hausverwaltung erkennen: 7 Kriterien

Sieben Merkmale lassen sich vor der Beauftragung überprüfen: Zertifizierung nach § 26a WEG, Gewerbeerlaubnis und Berufshaftpflicht, Sitz und Ort der Belegeinsicht, verbundene Unternehmen, Abrechnungstermin und Vermögensbericht, Vertragslaufzeit und die Trennung von Grund- und Sondervergütung. Alles andere entscheidet sich erst im Betrieb.

Der Eindruck aus dem Erstgespräch gehört ausdrücklich nicht dazu. Die Person, die Ihre Gemeinschaft wirbt, ist selten die, die drei Jahre später Ihre Abrechnung erstellt. Fragen Sie deshalb nach Merkmalen, die im Vertrag oder im Handelsregister stehen, nicht nach Zusagen.

Ist die Verwaltung nach § 26a WEG zertifiziert?

Zertifizierter Verwalter darf sich nennen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer die Sachkundeprüfung nach § 26a WEG bestanden hat oder nach § 7 ZertVerwV gleichgestellt ist, etwa durch eine einschlägige Berufsausbildung oder ein Studium. In Schleswig-Holstein nimmt die IHK zu Kiel diese Prüfung ab.

Für Sie ist das kein Gütesiegel, sondern ein Anspruch: Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ausgenommen sind Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Eigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt.

Die entscheidende Frage lautet nicht, ob das Unternehmen zertifizierte Mitarbeiter hat, sondern: Ist die Person zertifiziert, die unsere Eigentümerversammlung leitet? Die Zertifizierung hängt an Personen, nicht an Firmen.

Liegen Gewerbeerlaubnis, Versicherung und Weiterbildung vor?

Wer gewerblich Wohnimmobilien verwaltet, braucht seit dem 1. August 2018 eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO. Voraussetzung ist der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 MaBV).

Das ist das gesetzliche Minimum, nicht der passende Maßstab. Eine Verwaltung, die Sonderumlagen im hohen sechsstelligen Bereich abwickelt, ist mit 500.000 Euro Deckung im Ernstfall knapp aufgestellt. Lassen Sie sich die aktuelle Versicherungsbestätigung zeigen und vergleichen Sie die Summe mit dem größten Betrag, der bei Ihnen durch die Hände der Verwaltung geht.

Dazu kommt die Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren (§ 15b MaBV). Sie gilt auch für zertifizierte Verwalter.

Wo sitzt die Verwaltung wirklich?

Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), und diese Einsicht findet regelmäßig am Sitz der Verwaltung statt. Damit ist die Adresse im Impressum kein Formalie, sondern die Antwort auf die Frage, wohin Sie fahren, wenn Sie Belege prüfen wollen.

Prüfen Sie das Impressum, nicht die Startseite. Mehrere Anbieter, die unter „Hausverwaltung Kiel" auftreten, sitzen in Kronshagen, im Kreis Plön oder deutlich weiter weg. Das ist kein Mangel, aber es gehört in die Entscheidung. Fragen Sie außerdem, ob Belege digital bereitgestellt werden und wie lange die Bereitstellung dauert. Was passiert, wenn die Verwaltung auf solche Anfragen gar nicht reagiert, haben wir in einem eigenen Beitrag zu den Rechten bei untätiger Hausverwaltung beschrieben.

Gehören Handwerk, Hausmeisterdienst oder Maklerbüro zum selben Haus?

Die Verwaltung vergibt Aufträge zulasten der Gemeinschaft. Laufende Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und Maßnahmen zur Fristwahrung oder Nachteilsabwehr darf sie nach § 27 Abs. 1 WEG sogar ohne Beschluss treffen. Wenn der beauftragte Hausmeisterservice zum selben Unternehmen gehört, entscheidet die Verwaltung also über Zahlungen an sich selbst.

Das ist zulässig und kann praktisch sein, weil kurze Wege Zeit sparen. Es muss nur offenliegen und geregelt sein. Fragen Sie: Welche verbundenen Unternehmen gibt es, welche Leistungen werden dort eingekauft, wie viele Vergleichsangebote holen Sie ein, und ab welchem Betrag legen Sie das der Versammlung vor?

Ein sauberer Weg ist ein Beschluss der Gemeinschaft darüber, welche Betriebe die Verwaltung ohne vorherigen Preisvergleich beauftragen darf und ab welcher Auftragshöhe drei Angebote Pflicht sind.

Wann kommt die Jahresabrechnung, und gibt es einen Vermögensbericht?

Die Jahresabrechnung ist nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen (§ 28 Abs. 2 WEG). Eine Frist nennt das Gesetz nicht, der Bundesgerichtshof geht von drei bis höchstens sechs Monaten nach Beginn des Folgejahres aus (Urteil vom 16.02.2018, V ZR 89/17).

Der zweite Punkt wird häufiger übersehen: Neben der Abrechnung schuldet die Verwaltung einen Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält und jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen ist. Fragen Sie im Erstgespräch nach einem Musterexemplar. Eine Verwaltung, die keines vorlegen kann, erstellt vermutlich keinen. Worauf der Beirat bei der Prüfung im Einzelnen achten sollte, steht in unserer Checkliste zur Jahresabrechnung.

Wie kommen Sie wieder aus dem Vertrag heraus?

Die Gemeinschaft kann den Verwalter jederzeit und ohne wichtigen Grund abberufen (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann aber nicht sofort, sondern spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), mit Vergütungsanspruch für diese Zeit.

Klären Sie deshalb vor Vertragsschluss, was in diesen sechs Monaten gilt. Wird die Vergütung weitergezahlt, obwohl die Arbeit ruht? Ist eine Aufhebungsvereinbarung vorgesehen? Und wie läuft die Übergabe der Unterlagen, Konten und Zugänge (§ 667 BGB)? Wer das beim Abschluss regelt, spart sich den Streit beim Ausstieg. Die Einzelheiten des Ablaufs finden Sie auf unserer Seite zum Verwalterwechsel.

Was kostet es, und was kostet extra?

Die Grundvergütung pro Einheit und Monat ist die Zahl, die im Angebot steht. Sie entscheidet selten über die Gesamtkosten. Entscheidend sind die Sondervergütungen: außerordentliche Versammlungen, Mahnwesen, Eigentümerwechsel, Belegkopien, die Betreuung von Baumaßnahmen.

Ein Rechenbeispiel für eine Anlage mit 22 Einheiten:

Angebot A: 24 Euro netto je Einheit und Monat, plus 4 Prozent der Bausumme für die Betreuung größerer Maßnahmen. Grundvergütung im Jahr: 6.336 Euro. Bei einer Dachsanierung über 120.000 Euro kommen 4.800 Euro dazu. Summe: 11.136 Euro.

Angebot B: 29 Euro netto je Einheit und Monat, Baubetreuung in der Grundvergütung enthalten. Summe: 7.656 Euro.

Das teurer aussehende Angebot ist im Jahr der Sanierung rund 3.500 Euro günstiger. Verlangen Sie deshalb immer die vollständige Liste der Sondervergütungen, nicht nur den Grundpreis.

Was zeigt der Blick auf die Kieler Anbieterwebsites?

Wir haben im September 2026 die Websites von zwölf Verwaltungen mit WEG-Geschäft in Kiel und den angrenzenden Gemeinden ausgewertet. Erhoben wurde ausschließlich, was öffentlich auf den Seiten steht. Dass eine Angabe fehlt, sagt nichts darüber aus, ob die Leistung erbracht wird.

Keine der zwölf Websites nannte Vergütungssätze. Zwei wiesen die Zertifizierung nach § 26a WEG ausdrücklich aus. Eine veröffentlichte ein vollständiges Leistungsverzeichnis, das sich vor dem Erstgespräch lesen lässt. Zwei machten eine Größenangabe, allerdings in unterschiedlichen Einheiten, einmal in verwalteten Einheiten und einmal in betreuten Gemeinschaften. Und zehn der zwölf boten neben der Verwaltung auch Makler-, Vermietungs- oder Verkaufsleistungen an.

Die letzte Zahl ist die interessanteste. Sie bedeutet nicht, dass diese Häuser schlechter arbeiten. Sie bedeutet, dass die Frage nach verbundenen Unternehmen und nach der Auftragsvergabe in Kiel fast immer gestellt werden sollte, weil sie fast immer einschlägig ist.

Wie machen Sie zwei Angebote vergleichbar?

Weil öffentliche Preise in diesem Markt unüblich sind, entsteht Vergleichbarkeit erst durch ein einheitliches Anfrageraster. Schicken Sie allen Anbietern dieselben Angaben und verlangen Sie dieselben Positionen.

Angaben von Ihnen: Zahl der Einheiten, Baujahr, Heizungsart, gewerbliche Einheiten, offene Sanierungen, Stand der Erhaltungsrücklage, bekannte Streitfälle.

Positionen im Angebot: Grundvergütung je Einheit und Monat, netto oder brutto, sämtliche Sondervergütungen mit Betrag, Vertragslaufzeit, Zahl der enthaltenen Versammlungen, Termin der Abrechnungsvorlage, Ort und Form der Belegeinsicht, Name und Zertifizierungsstatus der für Sie zuständigen Person.

Erst wenn diese neun Positionen bei allen Anbietern vorliegen, vergleichen Sie tatsächlich dasselbe. Wenn Sie ein Angebot auf dieser Grundlage einholen möchten, erreichen Sie uns über das Kontaktformular.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.